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株式会社メタノイア ー 私たちは、自己変容・自己変革につながる根本的な認識の転換[メタノイア]のご支援を通じて、人と人、人と組織、人と社会、人と自然が、愛情あふれる調和の関係に至るためのお役に立ちたいと考えています。ダイアローグ(対話)やホールシステム・アプローチの考え方を中心に、人と組織の可能性を広げるお手伝いを行っています。

スタッフ閑話:より良い話し合いの場を作るために~事前準備編~

日々現場にて感じている、より良い話し合いの場を作るためのポイントを
シリーズでお届けしたいと思います^^
 
まずは事前準備編です。
 
 
◆事前に行うこと◆
1.何のためにその会議・ミーティングを行うのかといった目的を確認する
意外とこれ、明確になっていないことが多いです。そして参加者へは必ず目的を共有しましょう。
 
2.その目的を達するために、話し合う議題・テーマ、ゴールを決める
参加者にも呼び掛けて必要な議題テーマを出してもらうことも有効です。
ここでのゴールとは、その日の会議の終わりにどうなっていたいか、ということです。
現状の共有を図りたい、今後の取り組みについてアイデアを出し合いたい、少なくとも2つくらいはやることと担当者を決めておきたい・・などなど。
 
目的とゴールが明確になっていないと、話し合いが迷走します。そもそもどこに向かって走ってるか分からないのだから、そりゃ迷走します。たどり着いたらこんなところに!と意外性を楽しむという場合でない限り、目的とゴールは明確にしておきましょう。
また、議題やテーマは「○○について」と漠然とした表現は避けましょう。「○○のどういった点について話したいのか」を明確にしておくと方向性が定まります。
 
3.目的を達成するためにどのような取り組みをしていくのがよいか、議題に応じて、望ましい構成や進め方を考える
どんな手法を使うのが有効なのか、具体的な説明の表現はどうしたほうが誤解なく伝わるのか、などを検討します。話し合いをやりやすくするための「フレームワーク」を準備することも有効です。
当日の場が円滑に進むように、事前に議題をお知らせしたり、考えてきて欲しいことがあれば打診したりするなど、必要に応じて事前に案内しておくと、参加者も進める側もより良い時間を作ることができます。
資料を準備して配布したほうが円滑だと判断すれば、事前に準備をします。
当日の役割(司会進行、板書、記録、時間管理など)も検討しておきましょう。
 
 
私たちがプロセスの支援で会議やミーティングに入るときには、会議そのものよりもこの事前の準備の方により時間がかかります。今までこんな風に会議の準備をすることを経験していないと、なかなかなぜこんなに準備をする必要があるのかが良く分かりません。
しかし、回数を重ねると、より良い場を作るためには事前準備が必要だと分かってきます。慣れるとかかる時間も減るのでしょうが・・・スタッフの私もまだまだ修行中です。
 
次回は当日編をお送りします。
お楽しみに。
 
 
スタッフヤマモト

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