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株式会社メタノイア ー 私たちは、自己変容・自己変革につながる根本的な認識の転換[メタノイア]のご支援を通じて、人と人、人と組織、人と社会、人と自然が、愛情あふれる調和の関係に至るためのお役に立ちたいと考えています。ダイアローグ(対話)やホールシステム・アプローチの考え方を中心に、人と組織の可能性を広げるお手伝いを行っています。

スタッフ閑話:よりよい話し合いの場を作るために~当日編①~

シリーズ・より良い話し合いの場を作るために
事前準備編・参加者編に続き、本日は当日編①をお伝えしていきます!
 
◆当日、話し合いの前に◆
大きく深呼吸しましょう!
ちょっと早めに会場に入り、場と仲良くなっておくのもおススメです。
自分の普段使っているものを身の周りに置いておくのもホーム感が出ますよ。
場はあなた一人で作るものではありません。皆さんと一緒に作っていくものです。
あまり気負いすぎず、楽しめたらいいですね!
(かく言う私は、いっつもコチコチです・・・)
 
◆話し合いの場で行うこと◆
押さえておきたいポイントだけ・・!と思ったんですが、それでも数ありました。。
 1.出欠確認・「チェック・イン」
 2.目的と進め方の確認
 3.司会進行する時は
 4.記録(板書/議事録)
 5.決定について
 6.話し合いの振り返り
 7.「チェック・アウト」
 
では、詳細を。
1.出欠確認と「チェック・イン」
 多くの方に話し合いに(出席ではなく)「参加」していただきたい場合には、最初に全員が一言ずつ声を発する機会を持ちましょう。
 今の気分や気持ち、感じていることなどをひとり30秒~1分程度で話してもらいます。
 少人数の場合には全員で、人数が多い場合は近くの方と3-5人ずつのグループで行うと5分程度で可能です。
 お互いの様子や雰囲気を感じ合う時間にもなります(「チェック・イン」と呼ぶこともあります)。また、私みたいにカチコチになってしまっている人や場の雰囲気をほぐしたいときには「アイスブレイク」と呼ばれる手法もたくさんありますので、ご興味のある方はそちらもご参考に!
 
2.目的と進め方の確認
 最初に、今回の会議・話し合いの目的とゴール(終了時のイメージ)、話し合いのテーマと進め方、時間配分の予定などを全員にお伝えします。脱線防止のためにも、目的を全員で共有しましょう。
ここで皆さんとの認識のずれを無くしておくと、より話し合いが実のあるものになります。できるだけ、平易な言葉で具体的に分かりやすく!を心がけましょう。
(例えば、「コミュニケーション」という言葉一つでもイメージするものは人それぞれです。「どこの」「どんな風な」「何を目指すための」など、具体的にしてみると全く違う話をしていた!なんてことも起こります。)
 
3.司会進行
 司会進行を担当する方は、できる限りいろいろな立場の意見が出てくるように中立であることを心がけます。
一側面からの視点で物事が決まると、実行段階で問題が明らかになり支障が生じることがあります。話し合いの場で、様々な視点からの検討を行うことで、問題の芽を事前に検討することができるようになりますし、思いもよらなかった新たなアイデアに至ることもあります。
話し合いが意外とすぐまとまってしまった。それで良い時もあれば、それでは不十分な時もあります。今日の目的に照らし合わせて、「今出ている視点以外に、目的を達成できる道はないだろうか?」と場に投げかけてみることも必要です。
また、話し合いの場は生き物ですから、準備通りには進みません。時には準備したことをガサッと捨てて、目的に沿って臨機応変に対応します。
 
 
次回は当日編②をお伝えしていきます!
 
スタッフヤマモト
 
 

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